La gestion du temps

1. Objectifs

Le temps est une ressource limitée et coûteuse qu’il convient de gérer.

La gestion du temps permet de :

•Prioriser les tâches, selon les critères importance et urgence
•Adapter la volumétrie à la criticité des tâches
•Réduire le temps subi et diminuer les situations d’urgence, transférer du temps subi en temps choisi, réserver des plages de traitement à certains problèmes qui surgissent régulièrement sans ordre et filtrer les inputs
•Gérer son physique, éviter le stress et tenir dans la durée
•Gérer les tâches de manière efficace en réduisant les pressions
Une mauvaise gestion entraîne des risques divers :

•Risques de dysfonctionnements pour l’organisation
•Risques de carrière pour le collaborateur
•Risques de démotivation pour soi et autour de soi
•Perte de légitimité du manager…

2. Sources de pression

Quelles sont les principales sources de pression qui peuvent rendre la gestion du temps si problématique et empêcher son utilisation optimale ?

•Les imprévus
•Les tâches prévisibles non anticipées
•Les importuns et les SPAM
•Les activités surconsommatrices comme les réunions mal gérées (phénomène de réunionite).

3. Les signes d’une mauvaise gestion du temps

Comment reconnaître sa propre incapacité à gérer son temps ? Quelques signes ne trompent pas :

•La surcharge permanente et le stress
•Un classement désordonné
•La procrastination (c’est-à-dire la propension à toujours repousser ses tâches)
•L’enfermement et la solitude
•L’incapacité à se faire aider et à déléguer

4. Les solutions

4.1. Gérer son physique (Anima Sana In Corpore Sano)
Le premier conseil est la gestion de son physique afin de maintenir son niveau de productivité et d’éviter les stress négatifs :

•Se ménager des plages de repos voire faire des siestes mêmes furtives en position du cocher (assis appuyé sur les avant-bras)
•Manger sain – bouger (bannir les déjeuners lourds et arrosés, faire un minimum de sport)
•Dormir suffisamment (ce qui permet de se lever tôt)

4.2. Réduire les demandes injustifiées
Par exemple en rappelant à son interlocuteur l’existence d’une documentation ou d’un système de « knowledge management ».

4.3. Réduire les pressions injustifiées
C’est-à-dire savoir dire « non » (quand on dit non on gagne du temps et de l’argent) et également reporter le traitement du problème apparu dans les plages planifiées prévues pour cela (réunion de service, groupe de travail, plage de disponibilité…).

4.4. Déléguer ce qui peut l’être
A condition de faire attention que cette délégation permette un réel gain de temps et donc n’ajoute pas des tâches de contrôle qui en supprime les bénéfices

4.5. Répartir
Etablir une répartition idéale permet de bien planifier les tâches en réservant des plages dont la volumétrie est planifiée par ordre d’importance
Par exemple il est possible de faire la répartition suivante :

•Activité stratégiques et marketing
•Activité commerciale relationnelle et vente
•Activité de conception de recherche et de développement
•Activité de production
•Activité de contrôle
•Activité de gestion
•Activité de reporting et communication
•Activité de mobilisation…
Par ailleurs il est recommandé de faire les choses les plus dures dans le temps où l’on est le plus productif (tout le monde sait s’il est du matin ou du soir).

Enfin il faut toujours prévoir des marges de manœuvre par exemple du temps entre rendez-vous car on sous-estime toujours le temps nécessaire pour effectuer une tâche, et si une tâche est exécutée plus rapidement que prévu en profiter pour s’accorder un peu de répit au lieu de se contraindre.

4.6. Planifier ce qui est justifié
Lorsque une activité est justifiée, il convient de bien la planifier afin d’en faciliter l’exécution future, c’est-à-dire :

•Préparer la tâche et les documents qui seront nécessaires à son exécution
•Classer par exemple dans une éphéméride trente et une positions les documents préparés ou un rappel (post-it) par ordre de réalisation
•Eviter les agendas papier sinon les tenir de manière claire et lisible et éviter d’y inscrire autre chose que les rendez-vous (réserver la prise de note à des outils appropriés (filofa, cahier de note)
•Privilégier les calendriers électroniques et en utiliser les fonctionnalités comme le catégories de tâches, les partages. Associer à une tâche un code (exemple client, mission, type de tâche, pour pouvoir appliquer des filtres). Inscrire toutes les tâches y compris les tâches de conception et de réflexion.
•Utiliser les outils appropriés de planification (par exemple MS Project)

4.7. Produire efficacement
Une fois la tâche planifiée il convient de l’exécuter.
Quelques principes peuvent nous y aider :

•Lorsque le courage nous manque, il faut goûter à la tâche en s’y attelant pour un court instant. Le plus souvent, on oublie vite toute lassitude et l’exécute pleinement
•Eviter la réunionite infructueuse et pour cela il convient de bien préparer les réunions, convoquer les bonnes personnes, de conduire la réunion de manière efficace et de documenter les décisions en levant les doutes d’interprétation.
•Documenter rapidement les tâches exécutées
•Gérer rapidement les flux d’information
•Capitaliser sur les tâches difficiles à accomplir ou les astuces trouvées en documentant leur réalisation au bénéfice des exécutions futures (cf knowledge management)
•Utiliser les bons outils (par exemple des outils de « mind mapping » MS Project …)

4.8. Faire des bilans réguliers

•Bilans de répartition du temps pour vérifier le respect des tâches prioritaires
•Bilans d’efficacité des tâches exécutées
•Point de journée, hebdomadaire, mensuel.
•Lorsqu’un reporting d’activité doit être constitué, ne pas attendre le dernier moment pour cela mais structurer les bilans selon un plan identique pour pouvoir constituer le document au fil de l’eau

4.9.Capitaliser-retrouver

•Opter pour un classement propre et régulier
•Ranger ses dossiers selon un plan si possible identique à ses répertoires documentaires informatiques
•Définir et tenir un mode constant d’allocation des titres, des fichiers pour les distinguer et les retrouver plus facilement et en bon ordre (le format recommandé est: date_auteur_titre avec la date écrite selon le modèle suivant: AAMMJJ)

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