Fiche-outil : le logigramme

DEFINITION

Le logigramme est un outil pour analyser et décrire un processus ou une activité. Cela nécessite de séparer le processus ou l’activité en plusieurs événements et de montrer la relation logique qui les unit. Construire un logigramme permet une meilleure compréhension du processus. Cette meilleure compréhension est un pré-requis indispensable à l’amélioration de celui-ci, notamment à l’occasion de la mise en évidence d’éléments logiques ou flous.

PRINCIPES

Les événements décrits et qui apparaissent sur le logigramme peuvent être de n’importe quelle nature. Par exemple, « établir un cahier des charges », « vérifier le contrôle », « éditer un OF ».
Les symboles utilisés pour représenter les événements peuvent prendre plusieurs formes (rectangles, ovales, losanges…).
Les connexions entre les événements sont toujours représentées par des lignes, habituellement des flèches pour montrer la direction de ceux-ci.

BUT

Son principal objectif est d’obliger les utilisateurs du processus ou de l’activité à identifier ses différentes composantes pour qu’elles deviennent claires et logiques.
Le logigramme, comme outil de clarification d’un processus ou d’une activité, et donc d’amélioration de celui-ci, est particulièrement utile en travail de groupe. En dessinant le logigramme ensemble, l’équipe :
– Développe une compréhension commune de la situation.
– Contribue à une meilleure connaissance du processus ou de l’activité.
– Repère et spécifie les évènements manquants (par exemple des vérifications, des contrôles, des enregistrements…)

ETAPES

1. S’entendre sur ce qu’est le processus ou l’activité à dessiner
2. Démarrer avec un événement déclencheur
3. Noter les actions successives de façon claire et concise, y compris celles liées à des opérations de contrôle en fonction des risques associés aux différentes étapes
4. Ne tenir compte que du flux principal (mettre les détails sous forme de renvoi ou par exemple, dans la description d’un sous-processus, par exemple la nécessité de conserver un enregistrement de contrôle ou une consigne de travail)
5. Continuer le processus ou l’activité jusqu’à la conclusion (finir avec un événement précis)

Quand le logigramme décrit un processus ou une activité avec plusieurs fonctions concernées, il est bon de prévoir un procédé qui identifie clairement l’activité concernée en attribuant une colonne du logigramme par acteur ou en précisant l’acteur dans une colonne dédiée.

SYMBOLES STANDARDS UTILISES

L’ovale représente un événement qui intervient en début ou en fin de processus ou d’activité.
Le rectangle représente un événement qui intervient en cours de processus ou en cours de l’activité (action).
Le losange représente une décision ou un choix dans le processus ou dans l’activité.

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La forme finale du logigramme peut être utilisée pour communiquer avec les autres. Cela nécessite un minimum d’apprentissage de ce langage commun.
La communication d’un processus est importante :
– Pour les personnes nouvelles qui ont besoin de connaître le processus ou l’activité, ou qui ont besoin d’informations s’y réfèrent.
– Pour permettre à toute personne de s’appuyer de façon forte sur le processus en cas de besoin.

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