FICHE OUTIL : LES DIAGRAMMES DE GESTION DE PROJET
Lors de la gestion d’un projet (voir article), il est important de planifier toutes les actions qui vont être réalisées. Cela permet d’avoir une vision globale du projet et d’obtenir des délais rigoureux pour la réalisation des étapes. Pour planifier un projet plusieurs outils sont disponibles par exemple :
- le diagramme de Gantt
- le PERT (Program Evaluation and Review Technique)
LE DIAGRAMME DE GANTT
Le diagramme de Gantt est un outil permettant de modéliser la planification de tâches nécessaires à la réalisation d’un projet. La lecture de ce diagramme est très intuitive, il est donc utilisé par la quasi-totalité des chefs de projets dans tous les secteurs. Il permet de représenter l’avancement du projet, ainsi que la communication entre les différents acteurs.
Ce diagramme peut être mis en œuvre grâce à un tableau simple ou encore par l’intermédiaire d’outils spécifiques : Microsoft project (payant) ou équivalents libres (et gratuits).
Dans un diagramme de Gantt, chaque tâche est représentée par une ligne. En colonne, nous trouvons la description de chaque tâche et en ligne se trouve l’échelle de temps en jours, semaine, mois… A l’extrême gauche de chaque ligne/tâche se trouve une flèche représentant la date de début de l’action, à l’extrême droite de cette même ligne se trouve la date de fin de la tâche.
Les tâches peuvent être placées à la suite ou en parallèle suivant que les actions s’effectuent les unes à la suite des autres ou en même temps.
Au fur et à mesure de l’avancement d’une tâche, la barre peut être remplie de manière proportionnelle. Cela permet d’avoir une vision globale de l’avancement du projet.
Pour scinder le diagramme en étapes, il est possible de poser des jalons qui ont une valeur nulle dans le temps mais qui permettent d’avoir des dates de réalisations plus proches. Ce jalon peut représenter l’émission d’un document, la livraison d’un rapport…
Les jalons permettent de définir le chemin critique du projet et, en mode suivi de projet, de mettre en évidence tout décalage par rapport au plan initial.
Des ressources matérielles et humaines peuvent être affectées et apparaître le diagramme. Les acteurs du projet peuvent ainsi savoir quelles tâches leur incombent et le chef de projet connaître le taux de charge de chaque ressource.
Il est conseillé, si possible, de créer des diagrammes qui n’excèdent pas 15 à 20 tâches générales qui peuvent être détaillées en diagrammes annexes.
DIAGRAMME DE PERT
La méthode PERT s’utilise surtout pour gérer les projets qui ont une multitude de tâches sur le long terme. Pour être mise en œuvre, cette méthode nécessite quelques actions préalables :
- un chef de projet doit être nommé
- les tâches doivent être clairement définies par grands groupes de tâches qui, si nécessaire, doivent être décomposées
- la durée de chaque tâche doit être évaluée
- le coût de chaque tâche doit être estimé, ce qui peut remettre en cause la durée voir même l’exécution de la tâche
La méthode PERT peut être réalisée sous n’importe quel logiciel de dessin ou encore sous le logiciel de Microsoft : Project.
Le graphe PERT se représente de la manière qui suit.
La tâche est représentée par une flèche dont la longueur est indépendante de la durée de la tâche. A chaque tâche, correspondent un code et une durée.
L’étape représente le début et la fin d’une tâche. Chaque tâche possède une étape de début et une étape de fin. Les étapes sont numérotées.
Les enchaînements de tâches peuvent être représentés ainsi :
Tâches successives :
Tâches simultanées :
Tâches convergentes :
En ordonnant toutes tâches avec les étapes, on obtient un diagramme de PERT avec les dates de début et fin d’étape qui peut se représenter ainsi :
Le chemin critique est représenté par le chemin le plus long entre la première et la dernière étape. En addition toutes les durées des tâches, on obtient le délai de réalisation du projet.
Les deux méthodes expliquées ci-dessus sont des outils très différents. Le diagramme de Gantt devra être utilisé pour des projets simples et facilement ordonnables, dont les tâches s’enchaînent facilement. Le diagramme de PERT, quant à lui, devra être utilisé pour la gestion d’un projet plus complexe qu’il faudra bien détailler au préalable.
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