INFOQUALITE©
Lettre d’information du management par la qualité
N° 23 du 1 septembre 2008
Plusieurs logiciels, dont certains en open source (pratiques pour les structures à petit budget), peuvent être utilisés pour le Knowledge Management.
Ces applications sont généralement des plateformes de gestion de connaissances, des plateformes de socialisation ou, dans leur version la plus complète, des plateformes intégrées. Elles proposent aussi des modules types.
LES OUTILS GENERAUX
Les plateformes de Knowledge Management proposent généralement plusieurs modules types, les plus courants sont :
- Des portails d’entreprise (type intranet) : notifications d’actualités, mises à jour de documents…
- Des modules de gestion de contenu : éditeurs de texte, possibilité de modifier les articles…
- Des bases de documents : sous tout type de format : documents Word, Excel, PowerPoint, fichiers audio, vidéo…
- La gestion électronique de documents : par versionnage, visualisation…
- Des outils de collaboration : forum, messagerie instantanée interne, wiki
- Des moteurs de recherche : par mots-clés, thèmes, acteurs, date ou tout autre critère jugé pertinent
- Des outils de veille : possibilité de diffuser et de partager les connaissances des marchés, des concurrents, de l’environnement…
- Des annuaires : localisation des expertises
- Des groupes de travail et communautés : documentation commune favorisant la collaboration et le partage
- Des modules d’e-learning : formation des nouveaux arrivants, mise à niveau ou de simples rappels pour les » anciens «
DEUX OUTILS SPECIFIQUES AU KNOWLEDGE MANAGEMENT
LE CMS
Une alternative à une plateforme de knowledge management, qui peut être trop complète pour certaines entreprises, peut se présenter sous la forme d’un site en CMS (Content Management System).
Les applications qui sont proposées par le CMS et leurs utilisations possibles sont des applications qui permettent la gestion des documents relatifs aux connaissances de la société par partage, formation en e-learning… :
- Des articles avec éditeurs de texte
- Un classement des articles et documents en ligne par thème
- Des téléchargements
- Une catégorie FAQ
- Une galerie
Des applications qui permettent d’effectuer de la veille, d’utiliser des outils de collaboration ou des communautés de travail :
- Un calendrier
- Des news
- Des newsletters
- Des liens
Des applications qui permettent d’obtenir une plateforme de socialisation, un travail collaboratif, une création de communautés et groupes de travail :
- Un annuaire permettant la localisation des expertises
- Un forum
- Des discussions en ligne
- Un wiki
- Un livre d’or
Un moteur de recherche intégré par mot clé dans tout le site permet une recherche des connaissances, un gain de temps ; donc de performance ; une accessibilité de l’information.
De plus, un site en CMS propose la personnalisation de l’interface et la possibilité de gérer les droits d’utilisateurs : accès restreint avec identification des utilisateurs lors de la connexion.
LE WIKI
Le wiki est un système de gestion de pages web accessibles et modifiables par tous les utilisateurs qui y sont autorisés. Le wiki permet de partager ses connaissances avec les personnes intéressées avec un minimum de contraintes.
Ce système a été inventé en 1995 et connaît un essor important depuis les années 2000. Wikipédia est la meilleure preuve du partage de connaissances que propose le wiki : les articles sont en ligne et chaque internaute peut ajouter des notes, des compléments, des commentaires aux pages qu’il souhaite complémenter.
Le wiki est accessible par un navigateur web classique et peut être lu en deux formats : lecture seule et édition qui permet l’insertion de liens, d’images…
Toutes les modifications ou ajouts sont archivés dans le wiki et conservent les informations dans une base de données. Il est aussi possible de revenir à une version antérieure.
Plusieurs wiki sont disponibles :
- le WikiNi : le plus basique, simple et sobre. L’installation est rapide mais la prise en main reste complexe.
- Mediawiki : le wiki de wikipedia
- Pmwiki : gère plusieurs wiki en même temps, favorise la gestion de l’édition et du formatage. Ce n’est pas une base de données mysql
- Almawiki : le plus léger
- Dokuwiki : ne possède aucune base de données, tous les fichiers sont gérés en format texte.
Beaucoup d’autres wiki sont facilement téléchargeables sur internet : Chuwiki, Tiddlywiki, Xwiki, Wikiss, Instiki, Tikiwiki…avec des fonctionnalités adaptées à toutes les demandes.
Plusieurs difficultés restent présentes : le wiki est un système de partage d’informations, il n’y a donc aucun modérateur, toutes les personnes autorisées peuvent y inscrire ce qu’elles souhaitent.
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