Fiche-outil : construire une matrice de polycompétences

Une matrice de polycompétences permet de cerner les besoins de formation du personnel. Elle offre la possibilité de faire un point sur les savoir-faire de chaque collaborateur au sein de son processus et d’évaluer les progrès de chacun dans l’acquisition de nouvelles compétences.
C’est également un outil efficace d’évaluation de la couverture des activités à un instant donné.

La matrice de polycompétences n’est plus valable en cas de changement d’effectif et de niveau de compétence. Elle doit être actualisée au fil de l’eau de leurs évolutions notamment à l’occasion des évaluations des collaborateurs.

La matrice de polycompétences est un document confidentiel de part la nature des informations qu’elle contient.

Le présent article décrit de nombreux indicateurs (polyvalence, couverture, concentration des compétences…) à titre d’exemple et doit donc être adapté en fonction des objectifs et des particularités de chaque entreprise.

Méthodologie de construction :

Pré requis :
Afin de réaliser une matrice de polycompétences, il est nécessaire d’établir :
– la liste des activités d’un processus ;
– un inventaire des tâches réalisées ou non d’une activité ;
– une évaluation des besoins théoriques en personnel compétent par tâche ;
– une pondération des tâches par importance/criticité/priorité de réalisation.

La matrice de polycompétences proposée comprend 3 parties :

Partie 1 : La liste des activités, des tâches et leur pondération*.

* Les valeurs de pondération sont laissées au choix de l’entreprise. On peut cependant envisager une pondération croissante en fonction de l’importance de la tâche sur une échelle de valeurs déterminée.
Le choix de la cotation nécessite de prendre en compte les niveaux de technicité nécessaires à la réalisation de chaque tâche ou encore sa fréquence de réalisation.

Partie 2 : La liste des collaborateurs et leur niveau de maîtrise par tâche*.

* La valeur des niveaux est laissée au choix de l’entreprise. On peut cependant envisager une valeur croissante en fonction de la maîtrise de la tâche par le collaborateur sur une échelle de valeurs déterminée.

Partie 3 : L’évaluation des besoins théoriques en personnel compétent par tâche

C’est le nombre théorique de personnes qui disposent d’une autonomie de réalisation suffisante (> 1) nécessaire pour permettre la réalisation de la tâche.

Exemple :

À partir de ces informations, il est possible de calculer :

Le taux de polyvalence actuel :
Méthode de calcul par collaborateur : nombre de valeurs de compétences > 1 / nombre total de tâches du processus x 100
C’est le taux de polyvalence individuel d’un collaborateur à un instant donné.
Dans ce calcul on ne prend pas en compte les niveaux 0 et 1 de compétences, pour lesquels le collaborateur ne dispose pas d’une autonomie de réalisation suffisante.

Le taux de polyvalence potentiel :
Méthode de calcul par collaborateur : nombre de valeurs de compétences ≥ 1 / nombre total de tâches du processus x 100
C’est le taux de polyvalence individuel potentiel d’un collaborateur.
On prend en compte dans ce calcul les niveaux permettant une marge de progrès dans laquelle la réalisation d’une tâche peut se faire de manière autonome.
L’écart entre le taux de polyvalence actuel et le taux de polyvalence potentiel donne la marge de progrès d’un collaborateur a un moment donné.

Le taux de concentration des compétences du processus :
Méthode de calcul par collaborateur : total des niveaux de compétences individuelles / total des compétences du processus x 100
C’est la part de contribution de chaque collaborateur en termes de compétences à la réalisation du processus.

Exemple :

La couverture de l’activité actuelle :
Nombre de niveaux de compétences > 1
C’est le nombre de collaborateurs disposant d’une autonomie de réalisation suffisante pour permettre la réalisation de la tâche.
Il est possible d’envisager une alerte couleur lorsque la couverture actuelle ne correspond pas au besoin théorique.

La couverture de l’activité potentielle :
Nombre de niveaux de compétences ≥ 1
C’est le nombre de collaborateurs qui disposeront potentiellement dans le futur d’une autonomie de réalisation suffisante pour permettre la réalisation de la tâche.
On exclut de ce calcul les personnes n’ayant pas la réalisation de cette tâche dans leur attribution ou dans leur profil.
Il est possible d’envisager une alerte couleur lorsque la couverture actuelle ne correspond pas au besoin théorique.

Exemple :

Le taux de couverture activité actuel :
Méthode de calcul pour une tâche donnée :
Si la couverture de l’activité actuelle ≤ besoin théorique : couverture de l’activité actuelle / besoin théorique x 100
Si la couverture de l’activité actuelle > besoin théorique : besoin théorique / besoin théorique x 100
C’est le ratio de capacité de l’activité à fonctionner normalement tâche par tâche.
Dans ce calcul, le taux ne peut être supérieur à 100%, même si le nombre de collaborateurs disposant d’une autonomie de réalisation suffisante pour permettre sa réalisation est supérieur au besoin théorique de couverture de l’activité. On considère par exemple que lorsque deux collaborateurs sont aptes à réaliser la même tâche, celle-ci ne sera effectuée qu’une seule fois et non deux fois.

Le taux de couverture activité potentiel :
Méthode de calcul pour une tâche donnée :
Si la couverture de l’activité potentielle ≤ besoin théorique : couverture de l’activité potentielle / besoin théorique x 100
Si la couverture de l’activité potentielle > besoin théorique : besoin théorique / besoin théorique x 100
C’est le ratio de capacité potentielle de l’activité à fonctionner normalement tâche par tâche.
Dans ce calcul aussi le taux maximum est de 100%.

Exemple :

Le taux de couverture process théorique :
Méthode de calcul : (poids d’une tâche x son besoin théorique) / (total de chaque poids x son besoin théorique) x 100
C’est la contribution de la tâche dans la réalisation du process exprimée en pourcentage.

Le taux de couverture process actuel :
Méthode de calcul pour une tâche donnée :
Si la couverture de l’activité actuelle ≤ besoin théorique : (couverture de l’activité actuelle x poids de la tâche) / (besoin théorique x total des poids de tâche) x 100
Si la couverture de l’activité actuelle > besoin théorique : (besoin théorique x poids de la tâche) / (besoin théorique x total des poids de tâche) x 100
C’est la contribution actuelle de la tâche dans la réalisation du process exprimée en pourcentage.
Le total des contributions donne le pourcentage de réalisation actuel du processus.

Le taux de couverture process potentiel :
Méthode de calcul pour une tâche donnée :
Si la couverture de l’activité potentielle ≤ besoin théorique : (couverture de l’activité potentielle x poids de la tâche) / (besoin théorique x total des poids de tâche) x 100
Si la couverture de l’activité potentielle > besoin théorique : (besoin théorique x poids de la tâche) / (besoin théorique x total des poids de tâche) x 100
C’est la contribution potentielle de la tâche dans la réalisation du process exprimée en pourcentage.
Le total des contributions donne le pourcentage de réalisation potentiel du processus.

Exemple :

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