On caractérise un projet comme la coordination et la maîtrise d’activités planifiées dans le but d’atteindre un objectif défini. Ainsi, le mot projet qualifie à la fois l’objectif poursuivi et le dispositif déployé pour y parvenir. Pour les organisations, l’appellation et l’ampleur des projets varient selon les secteurs d’activité, mais il est possible de déterminer une méthodologie et des outils communs à tout projet :
- Phase 1 : Analyse des besoins
– Identifier les besoins (état présent / état futur) : « Avons-nous besoin de changer quelque chose ? » ;
– Analyser la faisabilité du projet en termes de risques, opportunités, forces, faiblesses et imaginer les scénarios de succès et de risque : « Qu’est-ce qui pourrait faire que le projet aboutisse ou non ? » ;
– Faire une estimation des ressources nécessaires (humaines, matérielles, financières) ;
– Étudier son mode de financement éventuel ;
– Spécifier le périmètre précis du projet ;
– Spécifier les objectifs du projet et les résultats tangibles et mesurables attendus ;
– Définir le mode de pilotage stratégique et opérationnel du projet y compris son tableau de bord ;
– Décider du lancement ou non du projet.
- Phase 2 : Description et planification
– Définir clairement les acteurs et leurs rôles ;
– Lister les personnes concernées ;
– Lister les tâches en définissant par rapport à un planning temporel leur durée et leur enchaînement logique ;
– Allouer les ressources et assurer leur mise à disposition ;
– Définir les supports méthodologiques ;
– Définir les jalons clés ;
– Fixer le planning général en positionnant les jalons clés ;
– Identifier les livrables et leurs conditions d’acceptation ;
– Actualiser l’analyse de risque au vu de sa planification ;
– Documenter le projet ;
– Lancer le projet en interne à l’équipe projet et avec le(s) « client(s) » du projet.
- Phase 3 : Conduite et pilotage
– Manager, animer et motiver les membres de l’équipe projet ;
– Mettre en œuvre le projet ;
– Suivre et surveiller la réalisation du projet ;
– Assurer la documentation et les enregistrements du projet ;
– Vérifier et valider la qualité, le coût, et les délais (QCD) de chaque livrable ;
– Réaliser des bilans d’étapes (revues de projet) ;
– Analyser les indicateurs d’avancement et le respect du chemin critique ;
– Actualiser et maîtriser les risques en continu ;
– Conduire les actions curatives, correctives et préventives nécessaires ;
– Communiquer sur la réalisation du projet au travers de supports et de réunions de suivi.
- Phase 4 : Clôturer, évaluer et capitaliser
– Établir le bilan du projet par rapport aux objectifs initiaux ;
– Vérifier si le projet est transférable au(x) « client(s) » ;
– Transférer le projet au(x) « client(s) » (données de sortie du projet, formation…) ;
– Suivre l’implémentation des solutions du projet et valider son résultat opérationnel ;
– Clôturer le projet et spécifier son succès total ou partiel ;
– Mettre à jour les bases de connaissance ;
– Valider / amender les méthodes et les outils utilisés ;
– Capitaliser sur l’expérience ;
– Finaliser la documentation du projet ;
– Communiquer sur le succès du projet.
Au travers de ses différents modules, le logiciel « Performance en Ligne » vous accompagnera dans toutes les étapes de votre projet, quelque soit sa dimension et vous offre la possibilité d’utiliser un espace unique, efficace, homogène et partagé :
Le module « Gestion de Projet »1, pour y enregistrer la planification du projet.
Le projet est décrit et identifié au travers de différentes zones, paramétrables selon les besoins de l’organisation :
Chaque phase peut être distinguée et avoir son propre plan d’actions, planifié dans le temps :
Exemple :
Phase 1 : Analyse des besoins
À l’intérieur de chaque action sont définis l’acteur, la date de planification de l’action et l’action.
Il est possible de programmer l’envoi d’une alerte email immédiate ou à J-x de la date planifiée de l’action aux destinataires de son choix. Ce qui permettra aux contributeurs d’anticiper sur les actions à accomplir. Chaque action / plan d’actions peut également faire l’objet d’un workflow.
Une fois l’action réalisée, un champ est prévu pour enregistrer la date de réalisation effective de l’action. À partir de ces informations, le module calculera automatiquement le temps consacré au projet par action, par plan d’actions et par projet, ce qui facilitera par exemple le calcul du coût horaire du projet.
Il est aussi possible d’attacher à chaque action / plan d’actions les fichiers nécessaires à la bonne documentation du projet, et d’en gérer les droits d’accès.
« Main courante » permet des liaisons avec les autres modules « Base Qualité », « Enquêtes » et « Tableaux de bord » pour la documentation, la traçabilité, le contrôle et l’évaluation des actions planifiées :
Le module « Base Qualité » pour y enregistrer les événements, les réclamations et les actions correctives et préventives survenant dans le cadre du projet.
Chaque événement, réclamation et action corrective et/ou préventive est enregistré et documenté au sein d’un module dédié et relié au projet grâce aux liens interactifs proposés par le logiciel entre ses différents modules du logiciel.
Le module « Enquêtes » permet d’évaluer le projet et le travail de l’équipe projet à ses différentes étapes : évaluation qualité des livrables, efficacité du management de projet, assistance utilisateurs, qualité de la communication…
Le module « Tableaux de Bord » pour contrôler l’avancement du projet.
Les tableaux de bord de suivi du projet sont construits et alimentés et permettent d’analyser les indicateurs de suivi. Le logiciel offre la possibilité d’interagir sur les résultats des indicateurs directement dans la base au travers d’un menu de commentaires qui peuvent être envoyés par emails au(x) destinataire(s) de son choix (par exemple pour interroger un acteur sur un retard ou défaut de réalisation d’un livrable).
1 : Initialement intitulé « Main Courante » du fait de la diversité de son utilisation, le nom du module est personnalisable selon les besoins de l’organisation utilisatrice.
Copyright : INFOQUALITE
Partager cet article